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IHK-Bescheinigungswesen
DOKUMENTNUMMER: INT000064

Das elektronische Ursprungszeugnis

Stufe 2 Plus

Die Behörde vieler Staaten verlangen, dass die Waren, die in ihr Hoheitsgebiet eingeführt werden sollen, von Ursprungszeugnissen oder bescheinigten handelsrechnungen begleitet sind.

Ursprungszeugnis elektronisch beantragen mit Version 2 Plus

Seit 2004 gibt es die Möglichkeit, Ursprungszeugnisse auch elektronisch zu beantragen. Über ein Formular im Internet ist es möglich, der IHK einen Antrag auf Ausstellung eines Ursprungszeugnisses (digital signiert) zuzuleiten. Daraufhin kann die IHK das Ursprungszeugnis prüfen, bestätigen und zum Ausdruck im Unternehmen freischalten. Der Ausdruck musste bislang auf von der IHK vorbehandelten Vordrucken erfolgen. Diese mussten beim Unternehmen vorgehalten und überwacht werden. Dies entfällt nun mit der Version 2 Plus. Siegel und Unterschrift werden in der Version 2 Plus des elektronischen Ursprungszeugnisses als Bild (Faksimile) eingebettet und dann im Unternehmen ausgedruckt. Die Sicherheit des Verfahrens wird damit nochmals erhöht.

Die Vorteile des elektronischen Verfahrens liegen auf der Hand:

  • Der Ausdruck von Ursprungszeugnissen und sonstigen Bescheinigungen mit Faksimile von IHK-Dienstsiegel und Unterschrift erfolgt im Unternehmen.
  • Gleich zwei Postwege oder Botengänge pro Vorgang können eingespart werden.
  • Entscheidungen und Kommentare der IHK erhalten Sie online. Notwendige Änderungen kann die IHK gegebenenfalls elektronisch anfordern.
  • Der Bearbeitungsprozess in der IHK wird transparenter. Die Historie der Antragsbearbeitung wird in einer Tabelle dargestellt mit Angabe von Datum und Bearbeiter.
  • Ursprungsnachweise, Rechnungen und andere Dokumente können dem Ursprungszeugnis in elektronischer Form beigefügt werden und so ebenfalls bescheinigt werden.
  • Sie müssen keine Sicherheitsrisiken befürchten. Denn dank Einsatz der elektronischen Signatur werden die Daten auf dem Übertragungsweg mit einem elektronischen „Fingerabdruck“ des Antragstellers versehen.
  • Im Benutzerprofil können Voreinstellungen vorgenommen werden, z. B. die Adresse des Exportunternehmens.

Verfahrensablauf

Die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und die Bescheinigung von sonstigen Handelsdokumenten wird per Internet beantragt. Den Link und das Benutzerhandbuch für das System finden Sie im Anhang. Die Antragsdaten werden in das System eingegeben oder über eine Schnittstelle aus dem Warenwirtschaftssystem geladen.

Falls für das Ursprungszeugnis Nachweise oder zusätzliche Informationen erforderlich sind, werden diese dem Antrag in einem gängigen Dateiformat (PDF, Word, Excel) beigefügt. Der Antrag wird dann digital signiert und an die IHK gesendet. Nach der Bearbeitung und der Freigabe durch die IHK wird das Ursprungszeugnis im Unternehmen ausgedruckt. Hierzu sind Ursprungszeugnis-Vordrucke ohne Seriennummer erforderlich.

Auch die Bescheinigung von Handelsdokumenten (Handelsrechnungen oder andere
Papiere) durch die IHK ist mit diesem System möglich. Die zu bescheinigenden Dokumente, können als PDF – oder TIFF-Datei beigefügt werden. Die Anwendung ermöglicht auch eine Umwandlung von PDF-Dateien in TIFF-Dateien. Hierzu muss lediglich die kostenlose Software "Ghostscript" installiert werden.


Teilnahme am Verfahren

Um an das System der elektronischen Beantragung und Ausstellung von UZ angeschlossen zu werden, benötigen Sie neben einem Internetanschluss eine persönliche Signaturausstattung. Diese besteht aus einer persönlichen Signaturkarte ("Smart- Card"), einem Kartenlesegerät und einer Software-CD-Rom. Mit Hilfe dieser Computeranwendung können Sie Dokumente jeglicher Art signieren. Die elektronische Signatur ist gültig wie Ihre handschriftliche Unterschrift zum Beispiel unter einem Vertrag.

Eindeutige Identifikation und Signatur sind für die elektronische Beantragung der UZ unerlässlich. Für dieses Verfahren ist eine Signaturausstattung (Signaturkarte, Lesegerät, Software) pro signierenden (unterschreibenden) Mitarbeiter erforderlich.

Ihre Signaturausstattung (Signaturkarte und Lesegerät) müssen Sie persönlich beantragen.
Bitte vereinbaren Sie hierzu unter Tel. 07131/96 77 0 einen Beratungstermin.

Nach erfolgreicher Installation des Signaturpakets melden Sie sich bitte bei der AUWI-Abteilung unter Tel. 07131/96 77 155, damit Ihr Unternehmen freigeschaltet werden kann.


Gebühren

Es fallen nur die normalen Gebühren für Ursprungszeugnisse an. Ab 01. September 2016 also 8 Euro pro Dokument, Kopien werden nicht berechnet.

Verifizierung

Alle von der IHK Heilbronn-Franken seit dem 1. März 2013 elektronisch ausgestellten Ursprungszeugnisse tragen zusätzlich den Vermerk:

ELECTRONIC CERTIFICATE – DIGITALLY SIGNED

Für jeden, der das Ursprungszeugnis vorliegen hat, besteht die Möglichkeit, dieses über das Internet verifizieren zu lassen. Der entsprechende Link findet sich auf dem Ursprungszeugnis in Feld 8. Es genügt die Eingabe der Ursprungszeugnisnummer und des angezeigten Verification Codes.

Sollten weitere Zweifel an der Korrektheit des Inhalts des Ursprungszeugnisses bestehen, können diese in einem zweiten Schritt entweder per Email oder auf dem Postwege an die ausstellende IHK weitergeleitet werden. Auch hier unterstützt das Verifikationsportal.


Stand: 2017

Ihr Ansprechpartner
Simone Gonzalez Romero
Simone Gonzalez RomeroAußenwirtschaft
Tel.: 07131 9677-218Fax: 07131 9677-129simone.gonzalez@heilbronn.ihk.de
Christine Schmitt
Christine SchmittDiplom-Betriebswirt (FH)Außenwirtschaft
Tel.: 07131 9677-155Fax: 07131 9677-129christine.schmitt@heilbronn.ihk.de
Inge Mündlein
Inge MündleinGeschäftsstelle Schwäbisch Hall
Tel.: 0791 95052-183Fax: 0791 95052-185inge.muendlein@heilbronn.ihk.de
Silke Zipprich
Silke ZipprichAußenstelle Wertheim
Tel.: 09342 93468-250Fax: 09342 93468-255silke.zipprich@heilbronn.ihk.de
Sandra Diehm
Sandra DiehmAußenstelle Wertheim
Tel.: 09342 93468-251Fax: 09342 93468-255sandra.diehm@heilbronn.ihk.de
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